Un voyage d’affaires peut-être exténuant s’il est mal préparé. Pour profiter au mieux de votre déplacement professionnel et remplir les objectifs que vous vous êtes fixés pour votre séjour, organisez et planifiez les démarches à l’avance. Pour un voyage corporate aux Etats-Unis, quelques précautions doivent être prises pour éviter les mauvaises surprises.
Qu’est-ce qu’un voyage d’affaire et comment le préparer ?
Contrairement aux vacances, le voyage d’affaires requiert un timing préparé à l’avance et souvent ferme : réunions, visites, déjeuners, dîners et réceptions, démarches administratives… Le tout organisé entre plusieurs déplacements dans une ville ou un Etat que l’on ne connait pas forcément. Dès que les dates sont fixées, organisez votre voyage. D’abord, assurez-vous que vos documents d’identité sont à jour. Certains pays ont des conditions particulières, aussi pour être à jour sur les documents utiles, un tour sur le site web du ministère des affaires étrangères s’impose.
Après la réservation de votre vol et de votre hébergement, demandez à recevoir des confirmations par e-mail pour garder une trace sur vos réservations en cas de problème. Localisez les personnes que vous devez rencontrer afin de planifier les déplacements nécessaires. Pour ce qui est de votre voyage : ne vous encombrez pas. Faites une liste des vêtements à prendre selon votre programme, ainsi que votre matériel de travail ; ordinateur, dossiers, smartphones, agendas etc.
Voyage corporate aux Etats-Unis : une demande ESTA et un voyage d’affaire clé en main
Le voyage corporate aux Etats-Unis a une particularité : une demande ESTA ou Electronic System for Travel Authorization est requise. Il s’agit d’un système électronique d’autorisation de voyage pour les ressortissants de certains pays où les voyageurs qui bénéficient d’une exemption de visa pendant un délai de trois mois. Depuis 2017, les voyageurs qui se sont rendus au Soudan, en Syrie, en Irak ou en Iran depuis 2001 doivent déposer une demande auprès de l’ambassade des Etats-Unis pour pouvoir s’y rendre.
Il existe des agences de voyages qui font des voyages corporate leur spécialité. Il s’agit de voyages sur mesure organisés pour les professionnels, dans le respect de l’autonomie du voyageur et des exigences d’efficacité. Chaque voyageur a un profil unique et sécurisé, afin de synchroniser ses réservations. L’accès donne droit à une gestion automatisée du profil voyageur, une comparaison des prix, des tarifs négociés et à un suivi permanent du dossier de voyage en ligne. Ces services sont également proposés sur une application mobile. Ce système est avantageux : rapidité et gain de temps, efficacité et précision, réduction des coûts et économie sur le voyage en général.
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